退職する従業員の社会保険と雇用保険の手続きをわかりやすく解説

従業員が退職する場合、通常、会社は資格喪失の手続きが必要です。

会社がこの手続きを忘れたり、ミスをすると、退職者に迷惑がかかるだけでなく、会社も行政から指導を受けたり、労働法違反で処罰されるおそれがあるので注意が必要です。

そこで今回は、経営者や人事担当の方に向けて、退職する従業員の社会保険・雇用保険の手続きをわかりやすく解説したいと思います。

なお、労災保険については個別の手続きが不要なため、記載は省略しています。

退職時の社会保険の手続き

社会保険（健康保険・厚生年金保険）の被保険者である従業員が退職をする場合、会社は社会保険の脱退手続きを行います。

これを、資格喪失手続きといいます。

社会保険の資格喪失手続きは、従業員の退職日の翌日から起算して5日以内に行わなければなりません。

具体的な手続きについては下記の通りです。

協会けんぽに加入している会社の場合、年金事務所に資格喪失届を提出すれば、健康保険と厚生年金保険の資格喪失手続きを同時に行うことができます。

これに対して、健康保険組合に加入している会社の場合は、厚生年金保険の資格喪失手続きは年金事務所に、健康保険の資格喪失手続きは健康保険組合に、それぞれ行う必要があります。

協会けんぽ・健康保険組合のどちらに加入しているのか、あらかじめ確認しておきましょう。

基本的に添付書類は、従業員の被保険者証だけですが、場合によっては「高齢受給者証」等が必要になる場合もあるので注意しましょう。

健康保険被保険者証の回収ができない場合

退職時の社会保険手続きをする際は、従業員から健康保険被保険者証を回収して、年金事務所か健康保険組合に返却しなければなりません。

ですが、従業員が紛失してしまった場合や、返却に応じてくれないなどの事情により、回収ができないケースもあります。

このときは、健康保険被保険者証の代わりに、被保険者証回収不能届を資格喪失届に添付して提出しましょう。

基本的に他の添付資料は必要ありませんが、健康保険組合によっては、従業員に督促を行ったことを証明するための書類等を求められることがありますので、事前に健康保険組合に確認しておきましょう。

退職した従業員が健康保険の任意継続を希望した場合

退職した従業員が希望する場合、最長で2年間は、退職前に加入していた健康保険に加入することができます。

これを健康保険の「健康保険任意継続制度」といいます。

任意継続の手続きは、基本的に会社ではなく退職した従業員本人が行いますが、従業員から質問・相談される可能性もあるので、基本的な手続きは理解しておきましょう。

任意継続を希望できるのは、資格喪失の前日までに2か月以上の被保険者期間のある従業員です。

また、任意継続の保険料は全額を被保険者本人が負担しなければなりません。

在職時の健康保険料は、会社と労働者が折半でしたが、任意継続は全額従業員の負担となるため、退職者の保険料負担が急に増える可能性があります。

この点については、しっかり説明しておかないと、あとから退職者との間でトラブルになる可能性もあるので注意しましょう。

退職時の雇用保険の手続き

雇用保険の被保険者が退職する場合、会社はその従業員について雇用保険の「資格喪失手続き」を行います。

具体的な手続きは次の通りです。

提出期限は、従業員の退職日の翌日から10日以内です。

社会保険の場合と違うので注意しましょう。

離職票の発行手続き

退職した従業員がスムーズに失業給付を受けられるよう、資格喪失の手続きと同時に離職票の発行手続きも行いましょう。

離職票の発行するためには、会社が「離職証明書」を作成し、「雇用保険被保険者資格喪失届」と一緒にハローワークに提出をします。

このとき、添付書類として、労働者名簿、出勤簿、賃金台帳、退職願などが必要になりますので、事前に管轄のハローワークに確認しておくようにしましょう。

離職証明書をハローワークに提出すると、「離職票‐1」が交付されるので、離職証明書の3枚目「離職票‐2」と合わせて退職者に交付しましょう。

なお法令上、離職票の発行手続きは、退職者が希望する場合のみ行えばよいとなっています。

しかし、退職後しばらく経ってから、退職者が離職票を会社に要求するケースもあり、トラブルにつながる可能性もあるので、退職者の希望の有無にかかわらず、離職票の発行手続きをしておきましょう。

離職証明書の作成の注意点

離職証明書には、原則として離職日から1か月ずつ遡ってそれぞれの賃金額を12ヶ月分記載します。

ここでいう賃金額には、給料だけでなく、残業手当や時間外手当など、名称を問わず労働の対価として会社から支払われたものが広く含まれます。

ただし、祝い金や法定外有給休暇の買い上げなど、臨時に支払われる賃金と、ボーナスなど3か月を超える期間ごとに支払わられる賃金は除外されます。

また、離職理由は、資格喪失届よりも詳細に記載する必要があります。

離職理由は、退職者が失業給付を受けるとき、給付日数や支給額に影響を与えるため、主観的な事情ではなく、客観的な事情から判断した離職理由を具体的に記載しましょう。

退職する従業員が外国人の場合は報告が必要

退職する従業員が外国人の場合、会社はその外国人の氏名や在留資格などを、管轄のハローワークに報告しなければなりません。

具体的には、雇用保険の資格喪失届に在留カード番号等を記載して報告をします。

報告する内容は、外国人の氏名、在留資格、在留期間、国籍等です。

これらの情報は、基本的には在留カードに記載されていますが、裏面には在留期間更新中である旨などが記載されていることがあるので、よく注意して正確に記載しましょう。

ただし、「外交」や「公用」の在留資格を持つ外国人、特別永住者について、この報告は不要です。

社会保険や雇用保険の手続きは社労士の利用が便利

従業員が退職する場合、会社は社会保険や雇用保険の資格喪失手続きを迅速に行わなければなりません。

しかし、従業員が退職するタイミングは、あらかじめ予想することが難しく、繁忙期に重なると、ミスをしたり手続きが遅れたりと、従業員に迷惑がかかってしまう可能性があります。

このような場合、社労士の利用がとても便利です。

社労士は、国家資格を持った社会保険・労働保険の専門家であるため、手続きを依頼すると、ミスなく期限内に手続きを完了させてくれます。

長期的な顧問契約ではなく、単発のスポット契約に対応している社労士事務所も多いので、利用するとスムーズに退職手続きを進めることができます。

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退職日までに必要な書類や情報を集めておく

これまで説明したとおり、従業員の社会保険・雇用保険の退職手続には、さまざまな書類や情報が必要になります。

そのため、退職手続きをスムーズに進めるには、従業員の退職日までに必要な書類や情報をすべて集めておくことがとても重要です。

従業員が退職をしてしまうと、連絡が取れなくなり、必要な書類の回収や情報の聞き取り等が難しくなる可能性があるためです。

経営者や担当者は、従業員の退職日や最終出勤日などが分かり次第、いつまでにどんな書類や情報が必要か、一覧表にしてまとめておく等の準備が必要です。

実際に多くの企業では、チェックシート等を作成し、効率的に退職手続きが進められるように工夫をしています。

まとめ

従業員が退職する際は、健康保険など各種保険の資格喪失手続きが発生します。

この手続きを怠ると、労使間のトラブルにつながる可能性もあるので、できるだけ速やかに手続きを行いましょう。

手続きをスムーズに行うコツは、従業員の退職が分かった時点ですぐに必要な準備にとりかかることです。

もし、従業員の退職手続きについて、不明点やわからない点などありましたら、ぜひSATO社会保険労務士法人まで気軽にご相談ください。