従業員の雇用をすると、社会保険・労働保険の手続きや給与計算、労使のトラブルなど、人事・労務管理に関する業務がたくさん発生します。これらの業務を企業や事業主に代わって処理をしたり、コンサルティングを行うのが社労士（社会保険労務士）です。
まだ社労士を活用したことのない方の中には、「社労士って具体的にどんな相談や依頼ができるんだろう？」と考える方も多いかと思います。
そこで今回は、社労士に相談や依頼できることは何なのか、また、その場合に発生する費用や注意点等について、わかりやすく解説したいと思います。
そもそも社労士（社会保険労務士）とは？
そもそも社労士とは何か、簡単に説明します。社労士は正式名称を「社会保険労務士」といい、主に社会保険や労働保険業務を処理する専門家のことをいいます。
会社を設立して従業員を雇うと、社会保険や労働保険の手続き業務、また、従業員の労務管理に関する業務が必ず発生します。そして、これらの業務を経営者や社内で処理しようとすると、担当者の負担が大きく、場合によっては本業に支障がでてしまうケースがあります。そこで、これらの業務を会社に代わって処理したり、または、より企業が効率よく事業ができるようコンサルティングを行う専門家が社労士（社会保険労務士）です。
簡単にいうと、社労士とは「人事労務の専門家」と言うことができます。
社労士は国家資格であり、社労士の業務の一部は独占業務とされていて、一般の方は事業として行うことはできません。そのため、会社が社会保険の手続き代行などを業務委託する場合は、必ず社労士に依頼することになります。
社労士（社会保険労務士）に相談・依頼できることは主に6つ
社労士（社会保険労務士）とは、「企業における人事労務に関する専門家」です。では、具体的にどのようなことを社労士に相談・依頼できるのでしょうか。
社労士に相談・依頼できることは主に次の6つです。
- 社会保険や労働保険に関する書類の作成・届出
- 労務管理に関するコンサルティング
- 就業規則や各種規定の作成・変更・届出
- 給与計算業務
- 補助金や助成金の申請・アドバイス
- 個別労働関係紛争解決手続きの代理
下記で、それぞれについて詳しく解説をします。
社会保険や労働保険に関する書類の作成・届出
会社を設立し、業務を効率化させたり事業を拡大するためには、従業員の雇用が不可欠です。そして、従業員を雇用すると、さまざまな社会保険や労働保険に関する手続き業務が発生します。
例えば、従業員が入社したときは資格取得届、仕事中にケガをしたときは療養補償給付の請求書、結婚や出産をしたときは被扶養者異動届を、作成・提出しなければなりません。
社労士は、これらの業務を会社に代わって行い、必要な書類の作成や提出を行うことができます。
社会保険や労働保険に関する手続きは、従業員が増えれば増えるほど多くなり、会社本来の業務を圧迫します。そのため、社会保険・労働保険に関する手続きを切り離して社労士に外注し、会社は本来やるべき業務に集中する、というのが一般的な社労士の活用方法です。
社労士は国家資格を持った専門家なので、社労士に依頼をすれば、ミスなく期限内にすべての手続きを完了させることができます。つまり、社労士に相談・依頼をすれば、会社は社会保険・労働保険に関する手続きを丸投げすることができるというメリットがあります。
その結果、社内の工数が大幅に削減されるだけでなく、生産性の向上や、人的リソース不足の解消などの効果につながるのです。
労務管理に関するコンサルティング
従業員を雇用すると、生産性アップというメリットがある一方で、賃金や労働時間といった労働関係に関するトラブルが発生する可能性が高くなります。ただ、従業員との労働関係に関するトラブルの多くは、適切な労務管理が行われていないことが原因です。
労務管理とは、従業員の労働条件や職場環境を適切に管理することをいいます。
例えば、賃金に関する社内規定があいまいな内容だと、従業員が残業代未払いを主張する可能性が高くなります。そこで、会社が適切に労務管理を行えるように、専門家としての立場から労務管理に関するコンサルティングを行うことも、社労士の主な業務の1つです。
適切に労務管理を行うことは、従業員とのトラブルを未然に防止し、社内の秩序の維持や業務の効率化を図ることにつながります。労務管理について不安があるという経営者や担当者の方は、社労士に相談することをおすすめします。
就業規則や各種規定の作成・変更・届出
会社が従業員を10人以上雇用すると、就業規則の作成・届出の義務があります。また、会社が適切に労務管理を行っていくためには、就業規則の他にもさまざまな社内規定を作成して運用していかなければなりません。
例えば、次のような規定です。
- 給与規定
- 育児・休業規定
- 出張旅費規程
- 職務権限規程
- 退職金規定
- 購買管理規定
これらの社内規定は、ただ作ればいいというものではなく、内容が法令に基づいたもので、かつ、従業員とのトラブルを未然に防ぐことができるような内容でなければ意味がありません。また、作成後も法改正や会社の状況に合わせて、柔軟に変更する必要があります。このような、社内規定の作成や運用は、専門的な知識やノウハウが必要になるため、社労士に依頼するケースが多くあります。
社労士に依頼をすることで、適切な社内規定が作成できるだけでなく、その後の運用も任せることができるので、従業員とのトラブル防止や法令違反のリスク軽減などの効果があります。
給与計算業務
最近、社内の工数削減や、給与計算業務の正確性の確保を目的として、社労士や税理士に給与計算業務を依頼するケースが増えています。
社労士は、社会保険や労働保険に関する専門家です。
そのため、社労士に給与計算業務を委託すると、社会保険の定時決定や随時改定、賞与支払届、労働保険料の申告や納付などの社会保険・労働保険に関する付随業務も同時に処理をしてくれます。その結果、社内の工数を大幅に削減し、会社が本来行うべき採用活動や人材育成等の業務に社内のリソースを集中させることが可能になるのです。
補助金や助成金の申請・アドバイス
企業による雇用の維持や促進等を目的として、毎年、さまざまな補助金や助成金が実施されています。
補助金・助成金の多くは返還が不要なため、上手く活用すると、事業の拡大や労働環境の整備に使える強力な資金調達につながります。ただ、補助金・助成金は誰でも利用できるというものではなく、それぞれについて、厳しい条件が設定されており、また、申請にはさまざまな書類を作成・提出しなければなりません。
社労士に相談や依頼をすれば、自社にあった最適な補助金や助成金をアドバイスしてくれるだけでなく、そのまま申請まで代わりに行ってくれます。そのため、補助金や助成金の申請代行のみを行っている社労士事務所も、近年増えており、ニーズが高くなっていることがわかります。
個別労働関係紛争解決手続きの代理
個別労働関係紛争解決手続きとは、裁判によらずに当事者の争いを解決させるための手続きのことをいいます。
近年、働き方改革などの影響により、会社と従業員との間で、労働時間や賃金に関するトラブルが増加しています。しかし、裁判手続きは、時間もお金も必要になるため、もっと簡略化した個別労働関係紛争解決手続きを利用するケースが増えているのです。社労士は、この手続きに当事者の代理人として、紛争解決に向けて相手との話し合いに参加することができます。
弁護士に裁判を依頼する場合と比べて、費用は安く期間も短くてすむため、利用する会社が増えています。ただ、この手続きで代理人になれるのは、社労士の中でも、さらに別の国家資格を取得した「特定社労士」のみです。個別労働関係紛争解決手続きの代理を依頼をするときは、その事務所に特定社労士が在籍しているか事前に確認するようにしましょう。
社労士に相談・依頼するべきタイミング
これまで、社労士に相談できることについて解説をしてきましたが、実際、会社はどのようなタイミングで社労士に相談や依頼をしているのでしょうか。社労士に相談・依頼をする適切なタイミングについて、わかりやすく解説をします。
会社の設立時
会社を設立して初めて従業員を雇用するとき、社労士に相談や依頼をするケースが多くあります。会社設立時は、事業開始の準備が忙しくて、社会保険の手続きをしている時間がないという経営者の方が多いためです。
会社を設立して、従業員を雇用する場合は次のような届出が必要になります。
- 労働保険 保険関係成立届
- 雇用保険 適用事業所設置届
- 労働保険 概算保険料申告書
- 健康保険・厚生年金保険 新規適用届
- 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
- 雇用保険被保険者資格取得届
また、このほかにも就業規則などの社内規定の整備が必要になることもあります。これらの手続きを進めながら、事業の準備を行うのは簡単なことではありません。そのため、社会保険業務は社労士に丸投げして、経営者は商品の仕入れや取引先の確保など本業に集中するケースが多いのです。
事業が成長して人事・労務管理を行う余裕がなくなってきた
事業が成長し、従業員数や事業所の数が増えたときは、社労士に相談や依頼をするタイミングの1つです。
従業員や事業所が増えると、社会保険や労務管理に関連する業務量が急激に増加するためです。従業員や事業所が少ないうちは、経営者や社内の担当者が処理をしていたとしても、従業員や事業所が増えると、それができなくなるケースが多いのです。
場合によっては、事業運営や採用施策、人材育成等の経営者が本来行うべき業務に支障がでるというリスクがあります。そのため、事業拡大をする際は、社労士に相談をして、社会保険関係の業務を丸投げする会社が多いのです。
社労士を活用することで、社内リソース不足の解消や生産性の向上につなげられるタイミングといえます。
人事・労務の担当者が辞めてしまった
人事・労務の担当者が辞めてしまった場合も、会社が社労士に相談・依頼するタイミングの1つです。
社会保険や労務管理の業務は担当者が辞めてしまっても、止めることはできません。そのため、会社は別の担当者を探す必要がありますが、社会保険業務は専門知識が必要なため、簡単に代わりは見つかりません。そこで、辞めてしまった人事担当者の穴を埋めるため、社労士に相談や依頼をするケースが多いのです。
会社は、社労士に依頼をしている間に、新しい担当者を採用することもできますし、そのまま社労士に依頼を継続することもできます。会社としては、柔軟な対応をとることができるため、相談・依頼に適切なタイミングといえます。
特定の時期に発生する社会保険業務に対応できない
社会保険・労働保険には、特定の時期に集中して発生する業務があるため、社内の人員確保が難しいという特徴があります。例えば、労働保険の年度更新や社会保険の算定基礎届などは、年に1回しか発生しませんし、賞与支払届はボーナス時期にのみ必要です。
社会保険手続きの繁忙期に合わせて人員を確保すると、それ以外の時期に人員過剰になってしまいます。このような問題が発生した場合には、社労士に相談や業務の依頼をすると解決することができます。
社労士は基本的に顧問契約ですが、特定の業務だけ依頼を受けるスポット契約に対応している社労士事務所も多くあります。社会保険手続きの多い時期だけ、社労士をスポット契約で活用し、その他の時期は社内の担当者で手続きをすれば、顧問契約よりも依頼料を削減することが可能です。
法改正に対応できなくなってきた
社会保険や労務管理に関する法令は、頻繁に改正され、その度に企業には対応を求められます。
最近では、育児介護休業法の改正による産後パパ育休制度の新設や、健康保険法等の改正による社会保険の適用拡大がありました。通常の業務を続けながら、最新の法改正情報をキャッチし、制度の変更に対応していくのは簡単なことではありません。
しかし、法改正に対応しないと、従業員とのトラブルにつながったり、最悪の場合は法令違反として処罰される可能性もあります。そこで、こうした法改正に適切に対応するため、社労士に相談・依頼をするケースがあります。
社労士は、社会保険や労働保険に関する法令について、常に最新の情報をチェックしており、法改正に伴う制度の変更にも適切に対応してくれます。そのため、社労士に相談や依頼をすれば、会社の担当者は法改正を気にすることなく、本来の業務に集中することができます。
担当者が法改正情報をチェックする手間や、法改正を見落とした際のリスクもなくなるのでおすすめです。
社労士へ相談や依頼をする際にかかる費用
以前、社労士の相談や依頼の費用は社労士会の報酬規程によって一律に設定されていましたが、現在、社労士の報酬は完全に自由化されています。そのため、社労士への依頼にかかる費用は社労士事務所ごとに大きく異なるのが現状です。
一般的には、次のような事情によって、社労士の費用が上下します。
- クライアントの従業員数や事業所の数
- 社労士が提供するサービスの内容
- 顧問契約かスポット契約か
- 社労士やクライアントが使用しているシステムの有無や種類
例えば、クライアントの従業員数が増えれば、その分の工数も必要になるため、費用は増加します。また、提供するサービス内容についても、社会保険の手続き業務か、労務相談のみか、給与計算や個別の電話対応も含めるか等によって大きく変わってきます。
さらに最近では、給与計算システムやワークフローシステムを使用している会社が増えており、こうした会社側のシステムと社労士事務所との連携が可能かどうかによっても、費用が大きく変わります。そのため、社労士への依頼を検討する場合、まずは事前に電話やメール等で相談をし、見積りを作成してもらいましょう。
社労士事務所によっては、クライアントの従業員数や事業規模によってディスカウントを行っているケースもあります。
社労士に相談するときに気を付けるポイント
これまで説明したとおり、社労士に依頼をすれば会社の人事・労務関係の業務が大幅に効率化されます。ただ、何も考えずに相談や依頼をすれば、「こんなはずではなかった」と、ミスマッチが起こって失敗してしまうケースもあります。そこで、社労士に相談や依頼をするときに気を付けるべきポイントについて解説をします。
会社の抱えている課題を明確にして相談・依頼する
社労士に相談や依頼をするときは、相談する内容、会社の抱えている課題を明確にしておきましょう。社労士の業務分野はとても範囲が広く、あらかじめ相談内容が明確に定まっていないと、いつまでも抽象的な話ばかりで先に進まない可能性があるからです。
例えば、
- 人事担当者が辞めてしまったので社会保険の手続き代行をしてもらいたい
- 就業規則を作成してもらいたい
- 従業員との労務トラブルの相談にのってもらいたい
- 自社にあった助成金を教えて欲しい
- など、ある程度は相談の内容を明確にしておきましょう。
そうすると、社労士側も具体的な提案をしやすく、解決に向けて効果的な対応ができるでしょう。
セキュリティ対策がしっかりとられているかどうかチェックしましょう
社労士に相談・依頼をするときは、その社労士事務所がセキュリティ対策をしっかりとっているかどうかをチェックしましょう。
通常、社労士に業務を依頼する場合、従業員の個人情報を渡さなければなりません。従業員の氏名や住所だけでなく、賃金や役職、配偶者の個人情報なども含まれるため、とても重要な個人情報です。特に最近は、社会保険等の手続きでマイナンバーを使用するため、個人情報の重要性はさらに高いものになっています。
万が一、委託した社労士事務所から個人情報が流出した場合、従業員に大きな迷惑がかかってしまうだけでなく、会社の社会的な信頼も失ってしまうかもしれません。そのため、社労士事務所がどんなセキュリティ対策をとっているかは、事前にしっかりとチェックするべきです。
一つの目安として、プライバシーマークやISO/IEC 27001等の第三者機関の認証を受けているかどうかという点があるので、よく確認するようにしましょう。
システムの連携が可能かどうか確認する
最近、給与計算システムやワークフローシステム等を導入している会社が増える中、社労士事務所も専用システムを使って業務の効率化を図っているケースが増えています。そのため、社労士に相談するときは、自社のシステムが連携可能かどうか、あらかじめ確認するようにしましょう。
システムの連携ができない場合、従業員情報のやりとりに大きな工数が必要となり、費用が膨らんでしまう可能性があるためです。
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