従業員が退職するときに必要となる会社の離職票の発行手続き
目次
従業員が退職する際、会社は速やかに離職票の発行手続きを行いましょう。
この手続きが遅れると、従業員がハローワークで失業給付の手続きができないなど、トラブルにつながる可能性があります。
そこで今回は、離職票の発行手続きについて解説をしたいと思います。
そもそも離職票とは？
離職票とは、正式名称を「雇用保険被保険者離職票」といい、会社を退職した従業員がハローワークで失業給付を申請したり、休職の申し込みをするときに必要となる書類のことをいいます。
離職票には、被保険者の氏名や生年月日、雇用保険被保険者番号、資格取得年月日、離職年月日、事業所名称、離職理由等が記載されています。
離職票を発行するのは、ハローワークです。
従業員が退職した際に、会社がハローワークに離職証明書を提出すると、離職票が発行されます。
従業員が離職票の発行を希望しない場合、会社は離職証明書を提出する必要はありません。
ですが、後々トラブルになる可能性が高いため、従業員が離職票の発行を希望する・しないに関わらず、離職証明書の提出をするのがおすすめです。
離職票の発行手続き
退職した従業員が、失業給付を受けようとする場合、ハローワークに離職票を提出し、求職の申込みをしなければなりません。
そのため、会社は、従業員が離職票を希望する場合は、速やかに離職票の発行手続きをする必要があります。
以下では、離職票の発行手続きについて、必要書類や期限などを解説します。
離職証明書の提出先や提出期限
会社が離職票の発行手続きをする場合は、「雇用保険 被保険者離職証明書」を管轄のハローワークに提出をします。
この届出は、退職する従業員の資格喪失日の翌日から起算して10日以内に行わなければなりません。
資格喪失日は、退職日と異なるので注意しましょう。
通常、資格喪失日は従業員の退職日の翌日となります。
そのため、離職証明書の届出期限は、従業員の退職日の翌々日から10日以内となります。
人事や労務の経験が少ない方は、勘違いするケースが多いので注意しましょう。
また、「雇用保険 被保険者離職証明書」を提出するときは、添付書類として、労働者名簿や出勤簿、賃金台帳、雇用契約書、退職願等も合わせてハローワークに提出する必要があります。
離職票の交付手続きの流れ
離職証明書の提出から離職票が発行されるまでの流れを説明します。
まず、従業員が退職する場合、会社は離職証明書を作成し、「雇用保険被保険者資格喪失届」と一緒に会社を管轄するハローワークに提出します。
この2つは別の書類ですが、同時に提出するのが一般的です。
離職証明書は、1枚目が事業主控え、2枚目が安定所提出用、3枚目が離職票2となっています。
提出後にハローワークから、離職票1が交付されるので、離職票2と一緒に、退職者に渡しましょう。
退職者が失業給付の申請をするには、離職票1と離職票2をハローワークに提出する必要があります。
また、ハローワークから離職証明書の事業主控えが交付されるので、こちらは会社側で大切に保管しておきましょう。
離職証明書作成時の注意点
離職証明書には、在職時の賃金額を記載しなければなりません。
ここでいう賃金額には、給与や手当など、名称を問わず、労働の対価として支払われるものが広く含まれます。
ただし、祝い金や有給休暇の買い上げなど、臨時に支払われるものや、賞与はこれに含まれません。
また、退職理由も記載する欄がありますが、ここはできるだけ詳細に記載しましょう。
退職理由によって、従業員が受け取れる失業給付の基本手当の額や期間などに影響を与える可能性があります。
主観的な見解を記載するのではなく、客観的に事実を記載するようにしましょう。
失業給付の基本手当の概要
失業給付の手続きなどについては、退職した従業員本人が行うものなので、基本的に会社側で手続きをする必要はありません。
ですが、場合によっては退職する従業員から、失業給付の基本手当について、説明を求められる可能性もあります。
そのため、会社の経営者や人事・労務の担当者であれば、失業給付について最低限の流れは覚えておきましょう。
失業給付の受給要件
まず、失業給付の基本手当を受け取るための条件は大きく次の3つです。
- ハローワークで求職の申込みをしていること
- 積極的に就職活動をする意思があり、いつでも就職できる状態であるにもかかわらず、就職ができない状態にある
- 退職日以前の2年間に被保険者期間が12ヶ月以上ある（離職の理由が倒産や解雇等による場合は、退職日以前の1年間に被保険者期間が通算して6か月以上となります）
このため、例えば病気やケガなどですぐに就業できない状況にある場合等は、失業給付を受給することはできません。
待機期間・給付制限
ハローワークで離職票の提出と求職の申込みを行った日から、通算して7日間は基本手当を受給することはできません。
この7日間を「待機期間」といい、いかなる理由で退職した場合でも、この期間は必ず発生します。
また、一身上の都合や転職など自己都合で退職した場合などには、待期期間のあと、さらに2か月を経過しなければ基本手当は支給されません。
この2か月間を給付制限といいます。
まとめ
退職する従業員が、離職票の発行を希望した場合、会社は離職票発行の手続きをとらなければなりません。
離職票発行のためには、離職証明書を管轄のハローワークに提出をする必要があります。
離職票が発行されないと、退職した従業員は、失業給付の申請等をすることができませんので、会社の担当者はできるだけスムーズに手続きを行うようにしましょう。
また、従業員から失業給付について尋ねられることもあるかもしれませんので、失業給付について、基本的な知識は頭に入れておいた方がよいでしょう。
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