顧問社労士とは？契約を結ぶメリットや費用、必要性についても
目次
顧問社労士とは、会社と顧問契約を締結した社労士のことを指します。
具体的には、会社の人事や労務管理について、手続業務の代行やコンサルティングを行う社労士のことです。
「社労士」という職種は何となく聞いたことあるかとは思いますが、実際どんな仕事をしているのか、と考えると正確に答えられる方は少ないのではないでしょうか。
実際社労士は、弁護士や税理士などに比べると知名度はあまり高くはありません。
そこで今回は、顧問社労士と契約するメリットや、そもそも契約する必要性があるのか等、詳しく説明していきたいと思います。
そもそも社労士とは？
社労士とは、正式名称を「社会保険労務士」といい、社会保険労務士法に基づいた国家資格の取得者のことをいいます。
人事労務の専門家であり、労働や社会保険の手続き代行、相談など、労働・社会保険の問題解決を主な業務として行います。
表題の「顧問社労士」とは、企業と顧問契約を結び、労働・社会保険などの専門的な業務について、手続きの代行やコンサルティングを行う社労士のことを指します。
契約は、基本的に会社と社労士事務所・法人の間で行われます。
顧問社労士ができること
社労士と顧問契約を締結した場合、どんなことを依頼できるのでしょうか？
顧問社労士は、専門性の高い様々な業務を行うことができます。
依頼できる主な業務は以下の4つになります。
- 労働保険、社会保険の手続き代行
- 帳簿書類・就業規則等の作成
- 労務管理に関するコンサルティング
- 紛争解決代理業務
業務の1・2に関しては、「独占業務」という社労士にしかできない業務とされており、それぞれ資格を持っていない方が行ってしまうと社労士法違反となってしまいます。
業務については下記で詳しく説明します。
労働保険、社会保険の手続き代行
会社を設立したり会社で従業員を雇用する場合、必ず発生する「労働保険」「社会保険」の手続き全般を代行します。
主な手続きは健康保険や雇用保険、厚生年金保険等の書類作成、提出などです。
従業員数の増加や会社の規模が大きくなるにつれて工数が増える手続きで、社労士の基本的な業務になります。
帳簿書類・就業規則等の作成
賃金台帳、労働者名簿、出勤簿等労働社会保険関係法令に基づいた帳簿書類の作成を行います。
上記の帳簿類は、会社を運営し従業員を雇い入れるうえで必ず作成して保管する義務がある重要な書類ですが、作成には専門の知識が必須になります。
また、帳簿類の他にも就業規則や各種規定の作成も含まれます。
人事・労務管理に関するコンサルティング
会社や従業員の人事・労務に関わるトラブル等について、相談を受け解決に導けるようアドバイスをする業務です。
この業務は社労士の独占業務ではありませんが、人事労務に関する業務は専門的な知識が必要になってきます。
社内では解決しきれないちょっとした悩みも、社労士に相談すれば迅速かつ正確な解決が期待できます。
ADR（紛争解決代理業務）
会社と従業員間で労働に関するトラブル等が発生した場合、裁判に発展してしまうことがあります。
しかし、裁判にはお金と時間がかかるうえ、裁判内容は一般公開されるもののため、会社と従業員お互いを傷つけあうことになりかねません。
そこで、顧問社労士にADR（裁判外紛争解決手続）を依頼することで、裁判によらないで問題解決をすることができます。
ADRとは、裁判によらずに会社に関わる法的なトラブルを解決する手段です。
具体的な業務内容としては、あっせんや調停、仲裁などの手続きが挙げられます。
なお、ADR代理業務は、社労士の中でも「特定社会保険労務士」だけが行うことのできる業務になるため、依頼したい場合は社労士事務所に特定社労士が所属しているか確認する必要があります。
社労士と顧問契約を結ぶメリット
社労士と顧問契約することで、経営者や担当者にはどんなメリットがあるのでしょうか。
主なメリットとしては3つ挙げることができます。
各種保険手続きや労務管理を丸投げできる
企業にとって、人事労務の業務は切っても切れない存在です。
社会保険料の控除など定期的に発生する業務はもちろん、新しく従業員を雇用した時の資格取得届など不定期で発生する手続きも対応しなければなりません。
社労士に依頼をした場合、必要なデータを渡すだけで、人事労務の諸手続きをすべて代行してもらうことができます。
最新情報にいち早く対応できる
労務管理・社会保険に関する法律は、頻繁に法改正が発生します。
労務管理・社会保険の法改正が行われると、企業は社内規定の整備や体制の変更などをする必要が出てきます。
期限までに対応ができないと罰金や助成金を受給できないなどのペナルティが発生したり、従業員とのトラブルにつながる可能性があります。
そのため、いち早く情報を入手し、迅速に対応を完了させておくことが重要です。
しかし、経営者や担当者の通常業務に加えて、法改正の最新情報を追うことは非常に困難です。
そこで、顧問社労士に依頼をすることにより、自身の工数をかけずに最新の法改正情報を入手することができます。
社労士は、社会保険の手続き業務を常に行っている専門家です。
法改正情報は常に最新の情報を手に入れているため、いち早く情報共有と手続きが可能になります。
また、法改正に伴い必要になる手続きも、すべて顧問社労士が手続き代行してくれるため、労務・社会保険手続きにリソースを割かずにメイン業務に取り組むことができます。
従業員からの労務相談に対応してもらえる
会社で働いていると、従業員にとって直接言いにくいトラブルが出てくることがあります。
代表的な例では、ハラスメントに関する問題や、残業や労働時間に関する問題等が挙げられます。
顧問社労士と契約している場合、上記のようなトラブルを従業員から直接相談し、解決までサポートしてもらうことができます。
会社に表立って言うことが難しい悩みを解決することにより、従業員のエンゲージメント向上につなげることが可能です。
社労士と顧問契約を結ぶデメリット
顧問社労士と契約を結ぶことによりたくさんのメリットを得られますが、同時にデメリットも存在します。
メリットだけを見て社労士と契約してしまうと、後で「こんなことなら契約しなければよかった」となりかねませんので、デメリットも確認しておく必要があります。
主なデメリットは以下の3つになります。
顧問料がかかる
顧問社労士と契約する場合、月額の顧問料が発生します。
顧問料は会社の従業員数や依頼する業務内容によって大きく変動するため、事前にどこまでの範囲で業務を依頼したいかを決めておきましょう。
また、最近ではワークフローシステムを利用している企業が増えているため、会社で使用しているシステムと社労士事務所との連携が可能かどうかで、費用が変わるケースもあります。
費用を抑えて依頼したい、と思うのは当然のことではありますが、あまりに安すぎる社労士事務所、社労士法人だと期待していたサービスを受けられない可能性も考えられるため、注意が必要です。
個人情報漏洩のリスク
社労士と顧問契約を締結し業務を依頼する場合、「従業員の個人情報」を提供する必要があります。
提供する内容は氏名や生年月日だけではなく、家族構成や給与情報などが含まれます。
また、近年では社会保険手続きには個人番号（マイナンバー）を利用するため、個人情報の重要性は前以上に高まっています。
もちろん、社労士には守秘義務があるため、故意に情報を流出させることはありませんが、セキュリティレベルが低い社労士事務所・社労士法人だと、情報漏洩の危険性が高まってしまいます。
配置転換が必要になる可能性がある
顧問社労士に社会保険手続き等の業務を依頼した場合、社内ではその業務をする必要がなくなります。
社内での工数の削減は実現できますが、それまで業務を行っていた担当者がいる場合は、その方の業務がなくなってしまい、配置転換等を検討することになります。
配置転換をする場合、その方に適切ではない業務を割り振りしてしまう可能性があります。
そうならないために、しっかりと意思疎通をはかり、会社と担当者お互いが納得のいく配置転換ができるよう進めていくことが重要です。
顧問社労士との契約の必要性
ここまで顧問社労士の業務や契約した時のメリット・デメリットを解説しましたが、実際どの場面で契約が必要になるのでしょうか？
考えられるタイミングは以下になります。
従業員数が増え会社の規模が大きくなった時
従業員数が少ない会社や個人事業では、事業主や自社の人事総務担当者が手続きの全般を行っていることも少なくはありません。
しかし、事業が急成長し従業員数が増加すると、労務管理・社会保険の手続きの負担はかなり大きくなってしまいます。
手続きが増加すると、本来の業務と並行して、人事・労務管理の業務をするためのリソースが割けなくなってくるケースがあります。
そうなる前に、社労士との契約を検討してみましょう。
顧問社労士に依頼すれば、負担になると考えられる人事業務をすべて丸投げできるため、採用や会社運営といった本来の業務に集中することができるからです。
人事・労務の担当者が退職することになった時
中小企業など従業員が多くはない企業では、人事労務業務を担当している従業員が数名しかいないケースが少なくありません。
社会保険や労働保険の手続きは、期限内に行わないとペナルティが発生したり、従業員とのトラブルにつながりかねないため、担当者が不在であっても止めることができません。
しかし、担当者以外が手続きを行おうとしても、専門的な知識が必要になるため、ミスや提出の遅れにつながる可能性があります。
顧問社労士に業務依頼をした場合、常に専門知識をもったスタッフが複数人在籍している状態のため、もし担当の社労士が不在の場合でも別の社労士が業務を引き継いでくれるので、安定して手続きを行うことができます。
契約するためにかかる費用
顧問社労士と契約する場合の費用は、正確には決まっていませんが、おおよその相場は労務管理・社会保険手続き代行、労務相談で10,000円から20,000円程度といわれています。
ただ、現在の社労士の報酬については自由化されており、社労士事務所によって費用感が全く違うというのが現状です。
例えば、従業員が5人の会社が社労士に顧問契約を依頼する場合、月額基本料金10,000円で依頼ができる事務所もあれば、30,000円の事務所もあります。
また、月額料金は依頼する業務範囲によっても変動します。
同じ従業員数でも、社労士の業務範囲全てを依頼するのと、一部の業務は自社の人事で引き続き行うとでは価格が大きく変わります。
顧問社労士と契約する際に気を付けるポイント
社労士の必要性を説明しましたが、実際に依頼をしようと検討すると、どの社労士事務所や社労士法人を選択すればよいかわからないと思います。
そこで下記では、失敗しない社労士の選び方を3つご紹介します。
会社の規模や依頼したい業務内容と合致する社労士に依頼する
社労士事務所によって、得意としている業務範囲は様々です。
例えば、労務管理や労務相談を得意とした事務所や、助成金申請に特化した事務所など、事務所によって全く違います。
また、社労士事務所がこれまでに経験した業界・業種によっても、その業界の専門的な知識に精通しているか等が違ってきます。
さらに、従業員数が多い大きい会社となると、個人経営の社労士事務所では対応してもらえなかったり、逆に従業員が少ない会社が大企業向けの大きい社労士事務所に依頼すると、費用が高くなる場合もあります。
顧問社労士を選ぶ際は、自社が依頼したい業務は何かを明確にし、HPなどで自社の依頼内容を得意としているか否か、ミスマッチが起こらないよう注意して選ぶことがポイントです。
社内のシステムが利用・連携できるか
初めて顧問社労士と契約する、もしくは現在契約している顧問社労士から別の顧問社労士に移行する場合、それまで連携していたシステムが継続して利用できるか、チェックする必要があります。
例えば、
- データの共有で利用していたクラウドシステムをそのまま利用できるか。
- 社労士事務所との連絡ツールは自社で利用しているツールを利用可能なのか。
などが挙げられます。
新しいシステムの利用は、費用がかかるうえ、使い方を覚えるための工数が発生してしまうため、なるべく現行のルールを適用できる環境が望ましいと言えます。
社労士事務所、社労士法人によっては利用できないシステムもあるため、自社のシステムを継続して利用したい場合は、事前にお問い合わせで確認することをおすすめします。
セキュリティ面でしっかり対策が取られているか
顧問社労士には守秘義務があるため、意図して個人情報を漏洩させることはありません。
しかし、重要な情報を渡すことになるため、セキュリティ面が不安になる方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで、社労士を選ぶ際は、事務所のセキュリティがどれだけしっかりしているかどうか、確認できると安心できるかと思います。
具体的な基準としては、プライバシーマークやSRPⅡの認証等の第三者機関による認証を受けているかどうかが挙げられます。
SRPⅡ認証制度とは、「社会保険労務士個人情報保護事務所認証制度」の略称で、個人情報を適正かつ安全に管理しているか厳正なる審査を行い、クリアした社労士事務所に与えられる認証です。
どの社労士事務所も基本的にはHPに認証マーク等を掲載しているので、自社のセキュリティレベルをクリアしている社労士事務所か、事前に確認しておきましょう。
顧問社労士との契約ならSATO社会労務士法人がおすすめ
顧問社労士との契約をご検討中の企業様には、SATO社会保険労務士法人がおすすめです。
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まとめ
顧問契約を結び、社外から労働や社会保険等についての指導や補佐を行うのが顧問社労士です。
会社を設立した場合、または従業員を初めて雇い入れた場合など、事業主は社会保険の手続きを行わなければなりません。
また、10人、50人、100人…と従業員が増えたり会社が大きくなってくると、一気に社会保険手続きが増加し、人事労務担当者の業務の圧迫が予想されます。
そんな時に顧問社労士と契約していた場合、どのタイミングでどんな手続きが発生するかがすぐにわかる上、手続きのほとんどを丸投げすることができます。
顧問社労士にしかできない独占業務を依頼できるのはもちろん、会社と従業員とのトラブルが発生した際には仲介や労務相談を依頼できることは大きな強みと言えます。
業務の効率化を図るためにも、顧問社労士との契約を一度検討してみてはいかがでしょうか。
顧問社労士との契約を検討する際は、是非SATO社会保険労務士法人にご相談ください。
